Komentar: Donosimo vam ekskluzivan SOTT-ov prijevoda teksta u kojem dr. Compernolle objašnjava razliku između refleksnog mozga, misaonog i onog koji arhivira. Koliko nam znanje o tome može pomoći u povećanju produktivnosti i učinkovitosti kako u privatnom tako i u profesionalnom životu donosimo u tekstu koji slijedi.


Brain
Ljudsko biće je jedina životinja koja ima misaoni mozak, ipak većina nas ga sabotira svaki dan, i dok to radimo, limitiramo našu produktivnost i blagostanje. Dr. Theo Compernolle je belgijski liječnik s tridesetak godina iskustva u kliničkoj psihijatriji, neuropsihijatriji i neurologiji.

Njegova knjiga "Brain Chains: Discover Your Brain, to Unleash Its Full Potential In a Hyperconnected, Multitasking World," otkriva kako naučiti razlikovati refleksni od reflektivnog mozga, i kako razumijevanje unutarnjih procesa vašeg mozga dramatično može poboljšati vašu produktivnost i kvalitetu života.

U posljednjih godinu dana, pročitao sam negdje oko 150 knjiga, i "Brain Chains" je nesumnjivo jedna od 10 najboljih knjiga koje sam pročitao. Uvelike je odobravam i preporučujem, jer pruža toliko korisnih savjeta, a i odlično je napisana.

Vaša tri mozga: Refleksni, Reflektivni i Arhivirajući

Knjiga je rezultat opažanja dr. Compernollea do kojih je došao u grupama i tvrtkama s kojima je radio.

Prije 13 godina, Blackberry je postao hit među menadžerima i stručnjacima, i on je dobio izrazitu impresiju da je nešto pogrešno s onim kako ljudi koriste tu novu tehnologiju.
"Prije sedam do devet godina, iPad, iPhones i 'smartphones' su došli na tržište. Zatim je postalo ludo", rekao je. "Imao sam osjećaj da ti ljudi pokušavaju učiniti nešto doista nemoguće - multitasking."
Većina ljudi vjeruje da multitasking ne samo da je moguć, nego je i prednost. Ništa nije dalje od istine. Kako se pokazalo, učinkovit multitasking (istovremeno obavljanje više zadaća/poslova; op. prev.) je nemoguć.

Kako biste shvatili zašto je to tako, morate razumjeti da je vaš mozak ogromna mreža brojnih mreža, s nekih 80 milijardi neurona, plus glija stanice, koje imaju ulogu u procesuiranju informacija.

Svaki neuron u vašem mozgu ima između 1000 i 300 000 poveznica. Pa kad pričamo o refleksnom mozgu, reflektivnom mozgu i arhivirajućem mozgu, važno je zapamtiti da su sve ove mreže međusobno povezane.

Međutim, svaki "mozak" ima svoje specifične karakteristike, i jednom kad razumijete te funkcije ovih različitih dijelova, shvatit ćete zašto multitasking jednostavno ne uspijeva.

Refleksni mozak

On je nešto što nam je zajedničko sa svim životinjama. U evolucijskom smislu, star je 600 milijuna godina. Karakteristika refleksnog mozga je da je on u potpunosti fokusiran na ovdje i sada. Prima informacije od svih osjetila i reagira u trenu.

Jedini svijet koji postoji za vaš refleksni mozak je ono što doživljavate svojim osjetilima. Sve ove informacije refleksni mozak preuzima vrlo brzo. No, čim nešto nadilazi ili je izvan vaših osjetila, više "ne postoji".

Ovo je dio vašeg mozga koji je angažiran kad surfate Webom, i razlog zašto možete pogledati i shvatiti da je cijeli sat prošao dok je vaša pažnja bila uhvaćena u World Wide Web (mrežu).

Reflektivan mozak

Ovaj dio vam omogućava apstraktno razmišljanje. Njega koristite dok razmišljate o prošlosti ili zamišljate budućnost. Može misliti samo na jednu stvar u datom trenutku, i stoga ne možete raditi multitasking.

U evolucijskom smislu, reflektivni mozak je novija pojava. Osim toga, ljudi su jedine životinje koja uistinu mogu razmišljati i misliti apstraktno.

Neke životinje, kao što su psi, mačke i majmuni, mogu biti sposobne za neko manje misaono osvrtanje, no ne do razine koliko ljudi mogu. Vaš reflektivni mozak je ono što vam dozvoljava da promišljate o stvarima koje nisu trenutna stvarnost. Dozvoljava vam da razmišljate i o onome što se još nije dogodilo ili još ne postoji.

Ovo je ono što menadžeri, stručnjaci i svaka pojedina osoba rade cijelo vrijeme - zamišljamo, i stvaramo planove bazirane na onome što mislimo da bi se moglo dogoditi u budućnosti.

Reflektivan mozak vam također dozvoljava da stvarate; da izumite nešto što nikada prije nije postojalo. Matematika također pripada reflektivnom mozgu, jer je čista apstrakcija.

Problem s inovacijama koje bi nam trebale pomoći u multitaskingu je što nam ne dozvoljavaju da ispunimo potencijal našeg reflektivnog mozga. Za mene je to pomalo zastrašujuće jer mi doista sabotiramo ljudsku vrstu ukoliko ne naučimo kako ispravno koristiti ovu tehnologiju.

Arhivirajući mozak

Ovaj dio vašeg mozga radi upravo to - pohranjuje informacije u memoriju. Međutim, vaš arhivirajući mozak je u natjecanju s vašim mozgom za razmišljanje, jer koristi isti "procesor" - vašu radnu memoriju.

Važno je razumjeti da vaš korteks uvijek koristi 100% ovog procesora. To znači da kada intenzivno radite (mislite), ne događa se puno arhiviranja. Većina pohranjivanja podataka u memoriju se događa kad ne mislite vrlo intenzivno.

Vaš arhivirajući mozak ima najbolju priliku da arhivira informacije kad ste na pauzi od razmišljanja. Najučinkovitija pauza je po noći, kad spavate. Tijekom spavanja, vaš mozak zapravo radi vrlo naporno.

U prvom dijelu noći, vi skladištite, arhivirate i reorganizirate informaciju. Posljednji dio noći, vaš arhivirajući mozak vas priprema za sljedeći dan, tako da je doista važno da ne štedite na snu.

Odreknite se multitaskinga kako biste postali produktivniji

Recimo da radite na izvještaju. Dok razmišljate o onome što pišete, imate sve podatke u svojoj radnoj memoriji. No onda se odjednom pojavi mali pop-up prozor signalizirajući vam da imate novi e-mail u svom poštanskom sandučiću.
"Zbog toga što se pojavio pop-up prozor izgubili ste dvije minute koncentracije", kaže dr. Compernolle." To je pad u vašoj koncentraciji, čak i ako ne pogledate poruku. No, ovaj put ste pogledali. Mislite, 'Dobro. To je mali e-mail iz Odjela za ljudske resurse. Na ovo mogu odgovoriti.'"
Međutim, da biste to mogli, vaš mozak mora proći kroz nekoliko različitih manevara koji mogu u potpunosti sabotirati vašu produktivnost. Prvo, vaš mozak mora uzeti kompleksne kreativne ideje o kojima razmišljate i staviti ih u privremenu memoriju. Zatim, mora očistiti vašu radnu memoriju, da bi zatim otišao u dugotrajnu memoriju kako bi povratio informaciju koju trebate kako biste odgovorili na e-mail.

Tipično, jedan e-mail vodi drugom, i cijeli proces počinje iznova. Međutim, vaša privremena memorija je limitirana. Malo po malo, svi ti e-mailovi istiskuju kompleksnu informaciju koja se odnosi na vaš izvještaj koji ste "stavili" u vašu privremenu memoriju. U prosjeku, 11 e-mailova kasnije se sjetite da ste radili na izvješću i da se trebate tome vratiti. Zatim povratite informacije koje su preostale u vašoj privremenoj memoriji i vratite se na posao.
"Pišete svoje izvješće i šaljete ga svojem šefu koji je isto 'multitasker'. Dvije minute kasnije, čujete se s njim preko telefona i on kaže: 'Tvoje izvješće je OK. No, u potpunosti si zaboravio poglavlje o...' Zaboravljeno? Ne, izgubljeno u privremenoj memoriji, pogotovo kad odgovarate na poruke toliko brzo da vaš arhivirajući mozak nije imao niti vremena niti prilike pohraniti u dugoročnu memoriju", objašnjava dr. Compernolle.
Skupno procesuiranje e-mailova i drugi savjeti kako dramatično poboljšati vašu efikasnost

Dr. Compernolle nudi brojne odlične preporuke kako poboljšati vašu efikasnost vezano uz mailove. Vjerojatno najčešći program na svijetu za e-mailove je Microsoft Outlook, koji automatski ima postavljen zvuk upozorenja. Prvi korak bi bio da isključite sve automatske zvukovne obavijesti. Sljedeće, budite sigurni da ste uključili provjeru gramatike i pravopisa.

Samo ove modifikacije vam već mogu dugoročno pomoći u svezi eliminacije smetnji i poboljšanju vaše efikasnosti. U pogledu pravilnog korištenja e-mailova dr. Compernolle predlaže:
  • Skupno procesuirajte e-mailove, najviše četiri puta dnevno. U međuvremenu, nemojte gledati u svoj sandučić ili poruke.
  • Izbjegavajte korištenje funkcije dodavanja ljudi za primanje vašeg e-maila, pogotovo u poslovnom okruženju, jer povećava uzaludno potrošeno vrijeme mnogih ljudi. Ako osoba ne treba vidjeti e-mail, nemojte je uključiti u poruku. Također možete u postavkama namjestiti da vaš e-mail automatski u poseban 'folder' filtrira sve poruke u kojima su vas dodatno označili za primitak, a koji ne gledate ukoliko zaista nemate ekstra vremena.
  • Shvatite da ne morate odgovoriti na sve svoje poruke. Mnogi 'opsesivno-kompulzivni' ljudi misle da svaki mail koji su primili iziskuje neki oblik njihovog odgovora. Shvaćanje da ne morate odgovarati na svaku primljenu poruku može biti osnažujuć uvid koji će vam i uštediti vrijeme.
  • Izbjegavajte korištenje funkcije "Odgovorite svima". To stvara lavinu nepotrebnih e-mailova kad svi na 'mailing' listi počnu odgovarati svima. Tvrtke mogu postići puno višu produktivnost jednostavnom eliminacijom grupne funkcije iz njihovog e-mail sustava.
  • Nemojte koristiti e-mail:
    • Za ugovaranje sastanaka. Sastanci se puno efikasnije dogovaraju preko telefona.
    • Kada dajete nekome negativne vijesti ili negativnu povratnu informaciju. Ovo bi također trebalo napraviti preko telefona. Poslodavci definitivno ne bi trebali davati otkaz zaposlenicima preko e-maila ili drugih vrsta tekstualnih poruka.
    • Kad komunicirate o emocionalnom problemu.
    • Kada ste ljuti.

Drugi savjeti koji vam mogu pomoći da budete efikasniji

Zasigurno ima puno drugih strategija koje mogu potaknuti vašu efikasnost. Na primjer, jednostavno unapređenje vaše tražilice može biti od pomoći. Desktop pretraživač X1 vam dopušta da tražite e-mailove i dokumente na vašem desktopu i programima OneNote i SharePoint. Odličan alat koji je relativno jeftin, oko 49$ za doživotnu licencu.

Drugi dobar savjet u knjizi dr. Compernollea uključuje izbjegavanje bilo kakvih elektroničkih uređaja oko sat i pol ili više prije nego planirate zatvoriti svoje oči. U to vrijeme zapišite dva najvažnija zadatka za sljedeći dan i vjerujte svom arhivirajućem mozgu da će raditi dok vi spavate. Ujutro, završite vaše najvažnije misaone zadatke prvo, uključujući važna čitanja, pisanje i sastanke, prije nego otvorite i skupno procesuirate vaše mailove.

No, prva i najvažnija strategija je da se isključite. Morate se redovno isključivati s vaših komunikacijskih uređaja kako biste dali arhivirajućem mozgu priliku da zabilježi sve u vaše banke memorije. Također je potrebno da se isključite kako biste oporavili vaš misaoni mozak, što zahtijeva puno energije. Zatim počnite s procesuiranjem serije vaših mailova. To će vas učiniti puno učinkovitijima. I onda od tamo nastavite dalje.

Izbjegavajte korištenje vašeg 'smartphonea' za mailove vezane uz vaš posao

Dodatno, kad procesuirate seriju vaših e-mailova, budite sigurni kad to činite da koristite stolno računalo. Smartphone-i su potrošački uređaji; ne profesionalni instrumenti. Kad profesionalno odgovarate na e-mailove, budite sigurni da imate lijepi, veliki ekran, profesionalnu tipkovnicu, dobru ergonomsku stolicu, i zatim odvojite oko 30 minuta da odgovorite na e-mailove. Jednom kad je gotovo, nemojte ponovo gledati e-mail dok nije vrijeme da procesuirate sljedeću skupinu.

Zanimljivo, više od pola korisnika trenutno koristi svoje smartphone uređaje za odgovaranje na e-mail, i brojke rastu. Mnogi su se u potpunosti prebacili s korištenja stolnih računala, i ovaj trend zapravo čini da su ljudi pod znatnim stresom i neefikasni, unatoč tome još uvijek nisu povezali točke i uvidjeli pravu sliku.

Osim što vam troši vrijeme, konstantna povezanost s vašim smartphonom vas također priječi da dostignete većinu svojih ciljeva u životu. Prvenstveno jer kad stalno prekidate svoj posao s porukama, trebat će vam 4 puta više vremena da ga završite, radit ćete više sati, manje ćete spavati, dok ćete zbog pravljenja više grešaka iskusiti više stresa.

Drugo, praktično je nemoguće postaviti i doseći ciljeve bez da odvojite blokove vremena za sebe u kojima se možete duboko osvrnuti na ono što radite, gdje ste i gdje idete.
"To zovem potrošačka profesionalna klopka", dr. Compernolle kaže. "Taj mali uređaj u vašem džepu je fantastičan ako se kao potrošač - sa svojim refleksnim mozgom - trebate izgubiti na Internetu. Ljudi koji su razvili 'software' i 'hardware' doista žele da se zakačite na način da postanete ovisni. Nedavno je objavljena mala knjiga zvana 'Zakačen' (Hooked; op. prev.). Opisuje kako razviti proizvode koji stvaraju naviku. To je san svih njih.

Na neki način, nije ništa loše u tome. To je ekonomija. No ono što trebate naučiti je da postavite zid između vaše uloge kao potrošača i uloge profesionalca, te da koristite ovu tehnologiju kao profesionalac gdje ste vi glavni i da posvetite neprekinutu pažnju. Vi odlučujete kada ćete i za što koristiti vašu tehnologiju.

Kao potrošač, ne obraćate pozornost. Pažnja vašeg refleksnog mozga je zarobljena, a to je potpuno drugačija priča. Ako želite biti potrošač, budite. Uživajte u tome. No, nemojte dozvoliti da vam potrošački stav uništi vaš posao, jer vi trebate vaš misaoni mozak za vaš profesionalni posao ili za djecu, za učenje.

Morate ove dvije uloge držati odijeljene, u odvojenim skupinama. To će vas učiniti mnogo učinkovitijim. Jednom kad ljudi probaju ovo aplicirati, riječi koje stalno iznova dolaze su: "Sad imam vremena! Prvi put nakon toliko dugo vremena, imam osjećaj da imam vremena."

Kad vozite, isključite vaše komunikacijske uređaje

Dr. Compernolle je posvetio cijelu sekciju njegove knjige opasnostima korištenja smartphone-a i tableta dok vozite. S dobrim razlogom. Opasnosti se mogu usporediti s vožnjom u pijanom stanju. Masivni gubici ljudskih života i povreda se događaju kao rezultat toga što ljudi pričaju na telefon i pišu/šalju poruke dok voze.

Statistike pokazuju da je rizik doživljavanja nesreće ili uzrokovanje iste 4 do 9 puta veći kada koristite mobitel u autu. Kada pišete poruke za volanom, taj rizik je drastično veći, 23 puta ili 2300%.

Neke nacije su shvatile koliko je velik ovaj problem te su počele zabranjivati korištenje tehnologije u autu. Razlog je jednostavan: Nemoguće je voziti auto i pričati ili slati poruke na mobitelu jer vaš misaoni (reflektivni) mozak može misliti samo na jednu stvar u isto vrijeme.

Ovaj zaključak zaslužuje ponavljanje. To je neurološka činjenica: Vaš reflektivni mozak ne može raditi 'multitasking'. Dok vaš refleksni mozak rješava rutinu vožnje, vaš reflektivni mozak bi trebao biti na 'standby-u' kako bi razmotrio i zamislio buduće događaje koji ne spadaju u rutinu, a koji su izvan dosega vašeg refleksnog mozga.

Kako biste izbjegli odvlačenje pažnje zbog zvučnog obavještavanja pristiglih poruka na svom e-mailu ili društvenim mrežama, najidealnija opcija je da isključite svoj mobitel dok vozite. Također je važno da shvatite da NE postoji razlika između držanja telefona u vašoj ruci naspram korištenja 'hands-free'. Razlog ovome je limitacija u vašem mozgu, ne vaših ruku. Bilo da držite vaš mobitel ili ne, vaš mozak još uvijek mora raditi multitasking kad ga koristite dok vozite.

Također, pričanje na mobitelu je puno opasnije nego da imate jednostavan razgovor sa suvozačem. Prvenstveno jer suvozača imate samo povremeno, a vaš mobitel zauzima vašu pažnju svaki put cijelo vrijeme. Drugo, jer je suvozač s vama u autu, promatra isto okruženje kao i vi.

Osoba s druge strane vaše mobilne veze vam više skreće pažnju, jer je u potpunosti nesvjesna vašeg okruženja, i ne može vas upozoriti ako ste u potencijalnom riziku na cesti kao što može suvozač koji će to vjerojatno učiniti - čak i za vrijeme konverzacije.

Uobičajeni otvoreni prostor sabotira kreativnost i inteligenciju

Raspored u vašem uredu također može podržavati ili umanjivati efektivnost i učinkovitost rada mozga. U uredu otvorenog profila, ljude se prekida prosječno svake tri minute. Prema dr. Compernolleu, uredi otvorenog profila su katastrofa za rad mozga, uz napomenu da "tvrtke zapošljavaju najpametnije ljude koje mogu naći, a onda ih stave u radne okolnosti gdje oni izgube puno od svoje inteligencije i kreativnosti".

No, što trebate učiniti kako bi kompenzirali, ako se nađete u ovakvoj vrsti okoline? Dok postoje kreativni način stvaranja osjećaja privatnosti, distrakcija koja je najteža za izbjegavanje je zvuk - pogotovo razgovori drugih ljudi na telefonu.
"Razvio sam vrlo jednostavan test kako biste znali jeste li u pravom uredu za posao koji radite. Ako trebate raditi posao koji zahtijeva pažnju i koncentraciju, i možete čuti bilo koji razgovor na telefonu drugih oko vas, vi ste u pogrešnom uredu", dr. Compernolle kaže. "Smatram da bi tvrtke trebale početi graditi fleksibilne urede, gdje imate radni prostor koji trebate za zahtjevan rad koji obavljate, no gdje bi omogućavanje fokusiranja na sam rad bilo prvi prioritet.

Ovo je upravo suprotno od uobičajenih fleksibilnih ureda, gdje morate ići u separirani kut ureda ako se trebate koncentrirati. Otvoreni ured bi trebao biti mrtvački tih - kao u knjižnici- kako bi se ljudi mogli koncentrirati, dok bi ljudi koji žele razgovarati ili telefonirati trebali izaći van.

Povrh toga, otvoreni ured ne poboljšava komunikaciju - odvija se puno više pričanja, a vrlo malo prave konstruktivne konverzacije. Pametne tvrtke počinju shvaćati koliko gube dugoročno zbog malih rezova radi kratkoročne uštede."
U međuvremenu, ako se nalazite u manje idealnom uredu za posao koji obavljate, kupite čepove za uši. Čepovi za uši od voska su najučinkovitiji za sve valne duljine zvuka. Također možete koristiti izolacijske slušalice, s glazbom ili bez nje. Ekstrovertirani ljudi obično dobro rade uz glazbu, dok introvertirani tipično ne žele baš niti jedan zvuk kako bi najbolje razmišljali.

Vrijednost mikro-pauza

Kada ste pod stresom, to će snažno limitirati vašu sposobnost produktivnosti. Jedan od načina da smanjite konstantnu navalu je da uzimate ono što dr. Compernolle naziva mikro-pauze, tijekom kojih imate kontakt s ljudima.
"U liftu, zašto biste zurili u vaš mobitel umjesto da kažete: 'Bok. Dobro jutro. Kako ste?'. Na početku sastanka je vrlo važno da pokrenete opušteni razgovor, čavrljanje. Ovi mali prekidi su važni zbog nekoliko razloga. Važni su za suprostavljanje stresu. To su trenuci oporavka. Važni su za vaš misaoni mozak kako bi se oporavio, te su važni za vaš arhivirajući mozak", on objašnjava.

"Stoga, prestanite misliti da time gubite vrijeme. Vi ne gubite vrijeme. Smatrajte to 'vremenom za arhiviranje'. Trebali biste čak uvesti više trenutaka 'kad ne radite ništa'. Dolazite s važnog sastanka i trčite odmah na drugi. Ne. To nije ono što trebate činiti.

Uzmite pauzu kako bi vaš mozak za arhiviranje mogao pohraniti informacije s posljednjeg sastanka i kako biste se pripremili za sljedeći sastanak. Nemojte pokušavati ne izgubiti vrijeme, trebali biste "gubiti" više vremena - gdje vaš misaoni mozak ne radi ništa dok vaš arhivirajući mozak dolazi do kreativnih ideja."

Tri zapovijedi

U zaključku, savjet dr. Compernollea se može sažeti u sljedeće "Tri zapovijedi", plus vrlo snažna četvrta preporuka:
  1. Nemilosrdno, radikalno iskorjeniti 'multitasking'
  2. Isključiti se sa svih elektroničkih medija kako biste se osvrnuli, razmišljali - koristili misaoni mozak
  3. Isključiti se kako biste imali pauzu, prekid za vaš reflektivni mozak kako bi se oporavio i za vaš mozak koji arhivira kako bi pohranio podatke
  4. Nikada ne koristite mobitel dok vozite
Kako biste naučili više, toplo preporučujem da nabavite knjigu dr. Compernolla "Brain Chains" (Okovi mozga; op. prev.). Odlično je napisana, fantastična za čitanje, ako je implementirate doista može imati strahovito koristan utjecaj na kvalitetu vašeg života, da ne spominjemo vašu profesionalnu produktivnost.

On također ima i stranicu www.brainchains.info gdje možete pronaći dodatne informacije i izvore, između drugih tekstova i besplatnu knjigu "The Open Office is Naked" (Istina o otvorenom uredu; op. prev.) koji govori zašto su otvoreni uredi katastrofa za ljude koji se bave intelektualnim radom i što možete učiniti u vezi toga.